Aus der Geräteverwaltung können die Termine in den Outlook-Kalender und die Adressen in die Outlook-Kontakte exportiert werden.

Die Termine werden entweder über die Funktion Termine oder über speziell aufbereitete Listen exportiert.  

Mit der Termin-Funktion kann der Export sehr einfach individuell gesteuert werden. Details sind im entsprechendem Kapitel der Hilfe und des Handbuchs beschrieben.

Spezielle Listen für den Outlook-Export

Um z.B. den Garantieablauf oder die gespeicherten Wartungstermine im Outlook-Kalender abzulegen, ist zuerst eine Liste mit den entsprechenden Angaben zu erzeugen.

Diese kann entweder als Standardliste (Menü GERÄTE –  STANDARDLISTEN) oder als Individuelle Auswertung  (Menü GERÄTE – INDIVIDUELLE AUSWERTUNGEN) angelegt werden.

Entsprechende Vorlagen für den Reportmanager werden als FRGARA.FRX bzw. FRWARTDAT.FRX mitgeliefert. Mit diesen Listen werden beispielsweise Geräte mit ihrem  Garantieablaufdatum bzw. Wartungstermin an den MS-Outlook Kalender exportiert.

Entscheidend dafür ist die Verwendung der Funktion OUTL_KAL, die mit den folgenden Parametern als Berichtsausdruck verwendet werden kann:

Funktion OUTL_KAL(ptermin, pbetreff, port, plangtext, pcondition)

Parameter	Erläuterung
pdatum	Termin, z.B. Garantiedatum aus Gerätestammsatz
pbetreff	Betreffzeile, z.B. Gerätebezeichnung oder Gerätenummer
port	weitere Angabe zum Gerät, z.B.Modell o.a.
plangtext	ausführlicher Text, z.B. Beschreibung des Geräts Vergleich zweier Datumsangaben
pcondition	Der Termin in Outlook wird nur angelegt, wenn diese Bedingung WAHR  ist. So kann z.B. sichergestellt werden, dass nur zukünftige Termine des  aktuellen Jahres angelegt werden.

Beispiele für den Aufruf sind in den beiden oben genannten Reports zu finden (in den Berichtsfeldern beginnend mit „OUTL_“ jeweils am rechten Zeilenrand.

Die Eintragungen im Outlook-Kalender können automatisiert werden, wenn die Auswertung über den Taskplaner automatisch aktiviert wird! So können die Termine zum Beispiel täglich, wöchentlich oder monatlich ohne manuellen Eingriff in den Outlook-Kalender übertragen werden.

Nehmen Sie zur Erstellung neuer Auswertungen unsere telefonische Hilfestellung in Anspruch (kostenlos im ersten Nutzungsjahr oder bei Erwerb eines Servicepakets).